Garante per la protezione dei dati personali, Newsletter n. 395 del 3 novembre 2014

Il Garante per la protezione dei dati personali ha autorizzato due società telefoniche a utilizzare i dati di localizzazione geografica, rilevati da una app attiva sugli smartphone in dotazione ai lavoratori, a condizione che vengano adottate specifiche cautele a protezione della loro vita privata.

Il Garante ha ritenuto che i sistemi di geolocalizzazione sottoposti in concreto alla sua attenzione rispettino, nel complesso, i principi stabiliti dal cosiddetto Codice della Privacy:
– Principio di liceità, in quanto consentono di ottimizzare la gestione degli interventi tecnici, incrementando la velocità di risposta alle richieste dei clienti, soprattutto in caso di emergenze o calamità naturali;
– Principi di necessità, pertinenza e non eccedenza, in quanto:
– La rilevazione dei dati di geolocalizzazione prospettata dalla società non sarebbe continuativa ma avverrebbe a intervalli stabiliti;
– L’ultima rilevazione cancella quella precedente, impendendo così che, a distanza spaziale e temporale, si possa procedere a “pedinare” il dipendente;
– Prima di attivare i sistemi, le società (oltre a raggiungere l’accordo sindacale) dovranno notificare al Garante il trattamento dei dati sulla localizzazione.
Il Garante ha inoltre indicato le cautele che dovranno essere adottate per evitare i rischi specifici che il trattamento dei dati di geolocalizzazione può presentare per la libertà di circolazione e comunicazione, i diritti e la dignità dei dipendenti. Le caratteristiche intrinseche dello smartphone fanno infatti venire meno la distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro.
A tutela della riservatezza dei dipendenti, il Garante ha dunque prescritto l’adozione di una serie di accorgimenti e misure di sicurezza:
– Le società dovranno garantire che le informazioni visibili o utilizzabili dalla app siano solo quelle di geolocalizzazione, impedendo l’accesso ad altri (ad esempio, sms, posta elettronica, traffico telefonico);
– I sistemi dovranno essere configurati in modo tale che sullo schermo compaia sempre, ben visibile, un’icona che indichi che la funzione di localizzazione è attiva;
– I dipendenti dovranno essere ben informati sulle caratteristiche dell’applicazione (ad esempio, tempi e modalità di attivazione) e sui trattamenti di dati effettuati dalle società.